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CÓMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO DEL MANTENIMIENTO RETAIL

Implementar un sistema de seguimiento para el mantenimiento en el sector retail es esencial para garantizar que las tareas se realicen de manera oportuna y eficaz, permitiendo así una gestión proactiva de las operaciones de mantenimiento.

guía paso a paso sobre cómo implementar un sistema efectivo

Mantén el mantenimiento retail al día

TEMARIO

1.      Elegir la plataforma adecuada

2.      Inventario de activos

3.      Definición de tareas de mantenimiento

4.      Programación y asignación

5.      Capacitación del equipo

6.      Integración con otros sistemas

7.      Seguimiento y análisis

8.      Mejora continua

9.      Comunicación

1. Elegir la Plataforma Adecuada

Selecciona una plataforma de gestión de mantenimiento (CMMS) que se adapte a las necesidades específicas de tu negocio retail. Este software debe permitirte programar tareas de mantenimiento, asignar responsabilidades, hacer seguimiento del progreso y almacenar historiales de mantenimiento.

Por ejemplo con el plan de mantenimiento preventivo de Optima Retail, no has de preocuparte por nada. Nosotros identificamos tus necesidades de mantenimiento y realizamos un inventario para poder programar y avisarte con anterioridad la fecha que toca realizar el mantenimiento. Al tener un servicio 24/7 no has de tener la tienda parada, trabajamos fuera del horario comercial para que no interfiera con tus ventas.

2. Inventario de Activos

Realiza un inventario completo de todos los activos que requieren mantenimiento, incluyendo equipos, herramientas, sistemas de TI (tecnología informática), y la infraestructura física de la tienda. Registra detalles como la marca, el modelo, nº de serie, la ubicación, y cualquier historial de mantenimiento relevante para cada activo.

En nuestro plan todos estos puntos nos encargamos para que tú puedas dedicarte 100% a tu trabajo sin perder tiempo realizando el repport, definiendo las tareas, realizando seguimiento, programando fechas y todo ello con un equipo de técnicos altamente cualificado y eficaz; con un software útil y ágil para todas las notificaciones urgentes que te puedan surgir y solucionarlas en menos de 4 horas estés donde estés y en el horario que sea. Además de un seguimiento de satisfacción una vez realizado cada trabajo para asegurarnos que el mantenimiento se ha realizado con gran satisfacción.

3. Definición de Tareas de Mantenimiento

Desarrolla una lista detallada de todas las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo necesarias para cada activo. Incluye la frecuencia recomendada, las instrucciones específicas de la tarea, y cualquier pieza o herramienta necesaria.

4. Programación y Asignación

Usa el software seleccionado para programar todas las tareas de mantenimiento y asignarlas a los miembros del equipo o a contratistas externos. Asegúrate de equilibrar la carga de trabajo y considerar la disponibilidad del personal.

5. Capacitación del Equipo

Capacita a tu equipo en el uso del sistema de seguimiento. Esto incluye cómo acceder y actualizar el estado de las tareas, cómo documentar el trabajo realizado, y cómo notificar problemas o necesidades de mantenimiento correctivo inesperadas.

6. Integración con Otros Sistemas

Si es posible, integra el sistema de seguimiento de mantenimiento con otros sistemas de gestión que utilices, como sistemas de gestión de inventario o de recursos humanos. Esto puede ayudar a automatizar la programación del mantenimiento basado en el uso de los activos o la disponibilidad del personal.

7. Seguimiento y Análisis (dpto calidad)

Establece rutinas regulares para revisar el progreso del mantenimiento, incluyendo la finalización de tareas y cualquier problema identificado durante el mantenimiento. Identifica tendencias, como problemas recurrentes con ciertos equipos, que pueden indicar la necesidad de ajustes en el programa de mantenimiento.

Recuerda que en Optima Retail es más que una empresa de servicios, es una empresa proactiva joven y ágil diseñada para resolver problemas de mantenimiento a cualquier hora y en cualquier lugar. Mantenemos todo lo que pueda necesitar tus tiendas Retail.

Sin importar el tipo de avería o servicio que puedas necesitar, nada queda fuera de nuestro alcance.

8. Mejora Continua

Utiliza la información recopilada a través del sistema de seguimiento para mejorar continuamente tus procesos de mantenimiento. Esto puede incluir ajustes en las frecuencias de mantenimiento, cambios en los procedimientos de trabajo, o decisiones sobre reemplazos de equipos.

9. Comunicación

Mantén una comunicación abierta y regular con el equipo sobre el estado del mantenimiento y cualquier cambio en los procedimientos o programaciones. La comunicación efectiva es clave para asegurar la cooperación y el compromiso de todos los involucrados.

Implementar un sistema de seguimiento efectivo requiere un compromiso inicial con la selección del sistema adecuado y la capacitación del equipo, pero los beneficios a largo plazo, como la reducción de tiempos de inactividad, la extensión de la vida útil de los activos, y la mejora general en la eficiencia operativa, son significativos.

En Optima Retail seguimos creciendo para que el factor humano y el contacto con tu equipo sea fluido y siempre tengas a alguien al otro lado que sepa tu nombre, quien eres, te escuche y te lo resuelva cualquier tipo de incidencia.

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¿Por qué deberías estar impaciente por tener un buen plan de mantenimiento?

Porque el mantenimiento predictivo no solo te ayuda a mantener tus equipos funcionando sin problemas, sino que también te ayuda a ahorrar tiempo y dinero. Quién no quiere eso, ¿verdad?

Con el mantenimiento predictivo, puedes monitorear el estado de tus equipos en tiempo real y prever posibles fallos antes de que ocurran. Esto significa menos tiempo de inactividad, menos costes de mantenimiento y una producción más eficiente. ¡Es como tener un superpoder para tu Retail!

Optima Retail: Expertos en mantenimiento y reparaciones de Retail en todo el mundo - Garantiza una asistencia sin preocupaciones poniendo a su disposición un Facility Manager dedicado que siempre será su contacto.

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Repaso final de cómo implementar un sistema efectivo

1.-  La Plataforma Adecuada

• Analizar las opciones de software disponibles.

• Evaluar las necesidades específicas del negocio.

• Seleccionar la solución que ofrezca flexibilidad y escalabilidad.

2.- Inventario de Activos

• Realizar un inventario completo de equipos y activos.

• Identificar los elementos críticos para el funcionamiento del negocio.

• Documentar las especificaciones y detalles relevantes.

3.- Definición de Tareas de Mantenimiento

• Clasificar los tipos de mantenimiento (preventivo, correctivo, predictivo).

• Definir las tareas y procedimientos para cada tipo de mantenimiento.

• Establecer las frecuencias y prioridades de las tareas.

4.- Programación y Asignación

• Crear un calendario de mantenimiento con asignaciones claras.

• Designar responsables para cada tarea.

• Integrar con las operaciones diarias para minimizar interrupciones.

5.- Capacitación del Equipo

• Proporcionar formación específica para el uso del sistema.

• Asegurarse de que todos los involucrados entiendan sus roles.

• Promover el uso adecuado de las herramientas y recursos.

6.- Integración con Otros Sistemas

• Conectar el sistema de seguimiento con otros sistemas (ERP, CMMS).

• Asegurar la compatibilidad y fluidez de datos.

• Establecer protocolos de integración y comunicación.

7.- Seguimiento y Análisis

• Implementar herramientas para monitorear el progreso del mantenimiento.

• Analizar los datos para identificar tendencias y áreas de mejora.

• Realizar informes periódicos para la toma de decisiones.

8.- Mejora Continua

• Crear un proceso para recibir comentarios y sugerencias.

• Establecer mecanismos para implementar mejoras y ajustes.

• Fomentar la innovación y la adaptación a nuevas tecnologías.

9.- Comunicación

• Definir canales de comunicación efectivos entre equipos y departamentos.

• Asegurarse de que todos estén informados de cambios y actualizaciones.

• Fomentar la colaboración y el intercambio de información.

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